如何做好向上管理？與主管溝通的 6 個技巧

所謂的向上管理，是指管理跟自己的主管的協作關係，給予主管回饋協助能做好其該負責的工作，進而讓團隊能夠有更高效的產出，同時讓你發展出想要的職涯。在做向上管理時，與主管有良好的溝通很重要。在這個篇文章中，我們將會聊聊幾個在與主管溝通時，有什麼要特別注意的。

1. 事前溝通偏好

事先和主管溝通偏好、了解主管的偏好，或是讓主管知道你的偏好，都很重要。

關於了解主管的偏好，推薦最基本需要知道主管的溝通偏好是什麼 (例如用文字訊息、Email，還是偏好直接拉一個線上會議)，以及要知道主管的人格特質 (例如各類性向測驗的結果是什麼)。

另外，需要知道主管有哪些絕對不能踩的雷點 (例如有些人不能接受沒有帶著想法進到會議討論中，又有另一些人不喜歡被突然出現的新資訊突襲)。如果你都已經知道了，在跟主管合作時，就要避免去踩；例如當知道主管不喜歡沒帶想法參加會議的人，那每次進會議前，物必要想法參與討論。

2. 講重點、有方案

許多人在跟主管溝通時，特別是與高階主管溝通時，很常會犯的錯誤，是給了不必要的多餘資訊。白話來說，就是講重點，在溝通時先一句話總結，而不要一次就講各種細節。

通常越高層的主管，需要接收的資訊量會越大，舉例來說某個底下有百人的工程總監，需要接觸的資訊廣度，會遠高於某個只負責單一功能的工程師。對於這類主管，掌握所有細節是不切實際也不需用的，因爲他們做的多半是大方向的決策。基於此，在溝通時，務必確保你傳遞的資訊，是大方向的，假如對方真的需要細節，不然不用在最開始就深入細節。

另外，有一點特別要注意的事情是，如果是討論解決某個問題，不要只是描述問題，也要帶著思考後的不同解決方案。比起被動等主管告訴你要做什麼，比較理想的做法是說「針對這問題，我的規劃是 XXX，想問你對於這個規劃有沒有任何回饋?」。當能夠用這樣的方式溝通，一來讓人覺得你是主動且有想法的人，二來是你能爭取讓事情往你規劃的方向發展。

3. 溝通時的檢查清單

除了上面談的兩大要點外，還有一些推薦平時在跟主管溝通、開會前，需要注意的點：

討論前有寄送議程 (agenda)：在實際與主管討論事情前，提早把議程傳給主管。這件事有兩個好處，一個是你自己可以先透過做這件事，想清楚你想從這個討論中獲得什麼；第二個是主管先看過後，可以先深度思考，這樣在討論時的回覆品質會比較高。
記得要確認你的理解：有效溝通的另一個方法是，要記得確認你的理解是否跟主管表達得一致。一個最簡單的做法，是在聽完主管說之後，覆述你的理解，然後問「我這樣理解是不是你想表達的意思?」
在回應前，先去理解背後的原因：舉例來說，主管提說某個東西這週結束前要完成，如果你不確定為什麼，就要主動去釐清，例如可以問「有什麼原因我們必須在這週完成嗎? 有沒有其他的可能性?」。透過這問題去理解主管說的某件事實背後的原因。
有追蹤討論後的結論 ：在一個討論結束後，務必要有具體的待辦事項，並且要持續追蹤(follow-up)。這是因為，當討論完後，主管可能會預期你接下來去實際執行，而當你確實執行且持續更新進度，就會讓主管感到放心。

4. 管理情緒

在做向上管理時，除了理性的溝通，管理情緒 (emotions) 也是非常重要的。以下幾點是常見的要避免讓主管出現的情緒，以及對應可以做到的方法：

避免主管有驚訝的情緒：有新資訊時要立刻同步，不要讓主管有被突襲的感覺。這種驚訝的情緒，往往會造成不信任感。時常同步資訊與狀態，就能有效避免突襲感。
避免主管有擔憂的情緒：盡可能在與主管的 1:1 時去了解主管每天在擔心什麼，很可能你的主管上面還有主管 (俗稱 skip manager)，而上層給你的主管的壓力，很可能一不小心就變成主管給團隊的壓力。如果你能知道主管平常要煩惱的事情，主動跳出來幫忙分擔，主管壓力減少，團隊的壓力自然也會跟著減少。
避免主管有失去耐心的情緒：當一個人重複說某件事時，很可能會失去耐心，接著會失去信任；因此，跟主管協作時，千萬記得要做筆記，已經提過的事不該再被提、同樣的錯誤不該犯第二次，這樣能確保不會讓主管出現失去耐心的情緒。

5. 遠離有毒的主管

前一段落提到，健康的協作關係應該是雙向的；然而，現實狀況是，有些主管可能並不是明理的，會排斥別人給的回饋 (特別是在公司職級來看，在他底下的人給的回饋)。

假如與你共事的主管 (或者主管的主管) 是屬於這種類型，或者是有毒類型的主管，推薦趕緊離開，千萬不要遲疑。過去我們聽過太多，即使工作內容與薪水待遇不錯，但主管有毒，會讓一切都不值得。

因此在思考是否投入時間精力做向上管了前，先判斷要協作的主管，是否是通情達理，能夠良好共事的主管吧！

6. 設定好與主管協作時的邊界

最後，在與主管協作時，不要忘了設定邊界。舉例來說，如果主管希望你能負責某個新專案，在不做其他調整的狀況下，會需要讓自己每週加班 20 小時。而如果你是注重工作與生活平衡的人，這時就需要把這個邊界畫出來。

讓主管知道你有意願負責的同時，要維持好生活平衡。溝通這點後，就可以進一步討論，是否現在某些你手上做的事，之後可以交接給其他人。

推薦越早建立邊界越好，因為前期沒有建立，可能你固定性地加班，後來回歸正常工時可能會讓人覺得「你怎麼最近投入下降了」。為了避免這種狀況，推薦在一開始跟主管協作時，就要讓主管知道你的邊界在哪。

沒有或不願意設定明確邊界的主管，很可能意味著犧牲你的工作與生活平衡，來換取他團隊的績效，這從長遠的角度是有害的。如上一段提的，如果是遇到這類的主管，就該思考轉換團隊或公司了。

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