資深工程師的思考力 — 開會與反思檢討該提什麼問題?

先前我們在《工程師在專案不同階段，必問的核心問題》 討論了在專案中、面對產品時工程師可以提什麼問題，以及透過這些提問來提升自己的思考力。

在這一期主題文中，我們會進一步來討論，當在會議以及反思檢討時，可以進一步提哪些問題，讓這類型的會議能夠開得更順利。

會議相關要思考的問題

雖然多數工程師偏好實作大於開會，但是一定規模的軟體開發需要靠團隊合作完成，因此會議有時會成為必要之惡。面對這個避不了的存在，最有效的面對方式就是善用它，讓會議所佔據的時間，能夠發揮最大價值。

在會議前

很多團隊往往低估會議的成本，找了很多人進會議，但不是每個人真的都需要。假如一個會議一小時，裡頭有五個沒必要在的人，等於每開一次會就浪費五小時的開發時間，一週要是有三場這類的會議，就浪費十五小時；當團隊越來越大，不去反思與檢視這種狀況，會導致越來越多浪費。身為資深工程師，保護團隊成員不用參加冗余的會議，會很重要。

因此在會議前，推薦可以問以下問題來檢視：

• 期望透過這個會議來達到什麼？會議的目的是否清楚?
• 會議要討論的議題，真的那麼重要嗎?
• 我們真的需要開這個會嗎? 有沒有替代方案 (例如用非同步形式討論) ?
• 每個參與者真的都需要在會議中嗎? 為什麼? 參與者有沒有其他更重要的事情必須做?

假如發起會議的人沒辦法清除回答當中的其中一個問題，身為資深工程師就該讓對方知道，團隊中的工程師應該把時間花在其他更重要的事情上。

在會議中

身為資深工程師，需要確保會議室有效進行。畢竟會議如果沒有效，那就等於大量浪費了所有參與會議的人的時間。

要評估會議是否有效進行，可以思考以下問題：

• 討論是否沒有被少數人佔據? 參與的人是否都有機會表達其觀點?
• 討論是否有效被推進? 還是只是在繞圈子沒有推進?
• 討論是否有清楚的結論、後續的行動方案?

這些問題通常不會直接問出來，而會是在腦中思考與評估；在評估時，如果這些問題有任何一個是否定的，那就要適時介入。舉例來說，假如會議中一直是某個工程師在發言，把其他人的話都搶走，這時就可以跳出來，主動去問說「其他人怎麼看呢? 是否同意 XXX 剛剛提出的觀點呢?」來介入，確保其他人都可以有效發聲。

會議結束前

在會議結束前，身為資深工程師需要確保會議該有的結論都有獲得，避免大家花那麼多時間參與，結果什麼結果都沒有。

在一般的會議結束前可以問：

• 會議最開始設定的目標有達到嗎?
• 有沒有什麼遺留沒討論到的內容，是後續要再持續追蹤的?
• 有討論到的內容，是否有明確的待辦事項、要完成的時程，以及相對應的負責人?

在產品相關的會議結束前，推薦可以問：

• 這個會議是否有產出具體且明確的規格、選擇該規格的原因?
• 關於規格的設計與實作，是否有明確的時程?
• 有明確的負責人去跟不同的利害關係人 (例如跟上下游團隊) 溝通嗎?

如果上面提到的點，在會議結束前並沒有做到，身為資深工程師，在這個時候務必要跳出來。舉例來說，假如有沒有討論到的內容，在會議結束前可以說「我發現原本有排定要討論的 xxx 並沒有被討論到，也許我們可以拉另一個會議來討論這件事」。

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在談完會議前、中、後分別推薦提的問題後，接著想特別談「反思與檢討」類的會議，要如何能夠有效做好。在工程師的職涯中，持續反思與檢討，才能夠持續成長。畢竟經驗本身的價值是有限的，對經驗反思才能獲得更大的價值。

反思與檢討的會議該提哪些問題、為什麼在這類會議中「如何問問題」跟「問什麼問題」同樣很重要? 我們在 E+ 成長計畫的主題文都有更詳細談到，推薦感興趣的讀者閱讀。

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